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Excel 研修 Excelデータ集計テクニック研修を実施しました

2018.06.05
野住明浩

6月4日 Excelデータ集計テクニック研修を実施しました

  1. 対象者

Excel経験者(初級~中級レベル)

Excelデータ集計を効率よく習得したい方

  1. 目的

Excelのデータ活用のための基本的なテクニックを身につける
Excelによる集計処理を正確で早くできるようになる

  1. 内容

Excelデータ集計の手順として、先ずはデータの持ち方。データベースの定義「ある一定のルールに従って作成された表(一覧表)の集まり」であることから、基本の一覧表のルールについて確認します。代表的な項目として、

・先頭行は表の項目(フィールド名)とし、1行で表す:先頭の項目行は、1行だけを使い、セルの結合はしない。
・1行1明細にする:1件の事実を1行で表す。1行には、1件のみのデータを入力する。
・同じ行には同じ種類のデータを入力する:同じ列には、意味の同じデータのみを入力する。
・1列1意とする:1つの列では、同じ意味のデータを同じように入力する。
・一覧表とそれ以外のデータの間には、空白行または空白列を挿入する:タイトルなどリストそのものとは異なる種類のデータはリストと隣接させない。

次に、並べ替えの方法を確認。日頃何気なく行っている並べ替えですが、右クリックにより効率化を感じて頂けます。フィルターに関しては、集計の基本テクニックとして、有効な手段として確認して頂きます。最後にピボットテーブル。これも多くの受講生が我流で覚えているために、勘違いしやすいポイントを中心に進めます。つまり、最初の一覧表のルールに従って進めていく事で、簡単に作成でき、所謂「クロス集計」というものを体験することで今後の集計作業に大幅な改善がみられるため、大変有効なテクニックとして、身に付けて頂けます。ピボットテーブルをはじめデータベース活用における間違った覚えかたを修正する講座として定評があります。

  1. 受講生の反応

今回は、データ集計の集大成とも言える「ピボットテーブル」を日頃から使われている受講生も数名参加されておりました。しかし、基本的な仕組みが理解せずに使用されており、基礎から勉強したいとの事での参加でした。超入門講座とは違い、初心者がほとんどいらっしゃらない事に加え、日頃からある程度のレベルでのExcelをお使いの方が多く、進めるスピードが早めに設定しても、理解度が感じられ、多少教科書以外の項目を盛り込んでも、比較的時間的に余裕をもって進行出来ました。しかし、徐々に我流にて間違った効率の悪い方法でデータ集計を行っていたことに気付かれ、これは他の講座も共通ですが、特にExcelについては、皆さんある程度の知識をお持ちの方が多いため、新たな発見をされる確率が高いのが特徴です。特に、一覧表を作成する際の基本的なルールをご存じ無い方も多く、日頃何気なくされている事が、間違った手順として再認識されます。特に、ピボットテーブルについては、これまで何度か使用する試みをしたものの、使いこなせておられる方は少ないために、受講生からは「是非とも今後の業務に活かしたい」「すごく勉強になりました」「改めて基本の重要性を知りました」「楽しかったです」等々評価も上々でした。

野住明浩


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