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Word : 変更履歴を記録した文書を最終版にしているはずなのに、他のPCで開いたら、変更履歴が表示される場合

2014年 09月 30日 Tips Word

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「承諾」して履歴を確定します

「変更履歴の記録」を行うと、どのように文書を修正したかを残すことができ、特に複数の人で一つの文書を仕上げていくときなどに有効です。「変更内容の表示」を 「最終版」にすると、すべての変更が反映された状態で文書が表示されます。
ですが、 変更を「元に戻す」か、「承諾」しないと、変更履歴(削除前や変更前の内容等)は 残されたままです。実際に最終版として確定しているわけではありません。
変更履歴の記録をオフにしても、それまでの記録は残ったままです。 外部にその文書を提出するなど、変更前の状態がわかっては困るようなときには、 「元に戻す」または「承諾」で本来の最終版にすることを忘れませんように。

 

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見た目は消えていても、裏で残っているケースをもう一つ。 「差し込み文書」を利用して、案内状など、同じ内容の文書を相手先によって一部だけ 変える文書を作成できます。「宛先」(データソース)にはExcelやAccessなどのファイルを使えます。 一度設定すると、データソースとして使用しているファイルへのリンク情報が記録されます。 差し込みフィールドを文書から削除してもその情報は残ります。このリンク情報を断ち切りたいときには、 「差込み印刷」タブの「差し込み印刷の開始」から「標準のWord文書」を選択します。

 

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