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Excel : フィルターで指定する条件を、最新のデータに適用して結果を抽出したい場合

2014年 10月 13日 Excel Tips

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AccessでExcelデータをリンクし、条件をクエリとして保存します

Excelのフィルターを使うと、一覧表から目的のデータを抽出できます。シンプルな操作で扱いやすですが、基本的に、目的のデータを一時的に表示・確認するときに適しているものと言えます。抽出した結果を恒常的に残しておくとすれば、別シートなどにコピーしておく必要があります。すると、抽出条件の分だけデータが増える、元のデータが変更されたときは、再度抽出し直さなければならないなど、不都合が起こります。

一覧表から抽出した結果を一覧の状態で残しておく、あるいは、同じ条件で度々、抽出し直すというようなデータの扱いをするのであれば、それを効率よく行う手段として、Accessのクエリを使うことも一つとです。データはExcelに置いたままでかまいません。AccessでExcelデータをリンクしてテーブルとし、これをもとにクエリを作成します。

55_excel_01

クエリは、並べ替えや抽出条件など、テーブルに対する指示を保存しておくものです。クエリを実行すれば(クエリをデータシートビューで開けば)、指示の結果が得られます。

55_excel_02

得られる結果は、仮想的な表として見えますが、実データはあくまでもテーブルにあるデータ(このケースでは、リンク元のExcelデータ)のみで、抽出結果のデータがあらたに増えることはありません。元のデータに変更があったり、追加された場合でも、保存されているクエリを再度開けば、最新の状態が反映された結果が得られます。

 

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