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Access : 特定のフォルダーに保存されているCSVファイルを取り込む操作を自動化したいとき

2014年 10月 21日 Access Tips

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「テキストのインポート/エクスポート」アクションを使用します

「外部データ」タブにある「インポートとリンク」や「エクスポート」のコマンドは、マクロのアクションを使用して、自動化することができます。

たとえば、CSVファイルを既存のテーブルにインポートするのであれば、「テキストのインポート/エクスポート」アクションを使用します。
なお、このアクションは、マクロの「デザイン」タブで「すべてのアクションカタログを表示」を選択しないと、「新しいアクションの追加」に表示されません。また、このアクションを追加すると警告(UnsafeAction)のアイコンが表示されますが、問題なく使用できます。

アクションの引数の「ファイル名」に、インポートしたいCSVファイルのファイル名を入力します。このとき、ファイル名だけを入力すると、「既定のデータベースフォルダー」にそれがある、と認識されます。このフォルダーは、標準では、「ドキュメント」です。これは、「Accessのオプション」の「基本設定」で確認できます。

インポートしたいファイルが、他の場所にあるのであれば、フルパスで指定します。たとえば、Cドライブの「インポートデータ」フォルダーに
ある「月次データ.csv」であれば、C:\インポートデータ\月次データ.csvと入力します。

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Access : ExcelでAccessのクエリの結果を使用したいとき

2014年 10月 20日 Access Tips

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Excelで使いたいオブジェクトを「エクスポート」します

Excelのデータを「インポート」して、Acessで利用するのに対して、Accessのテーブルに保存されているレコードや、クエリの抽出結果のデータをExcelの形式に「エクスポート」することができます。Access2010でエクスポートする手順は次の通りです。

1.ナビゲーションウィンドウで、エクスポートしたいテーブルやクエリを選択
2.「外部データ」タブの「エクスポート」グループにある「Excel」を選択
3.「エクスポート-Excelワークシート」ダイアログボックスが表示されるので
4.「参照」をクリックし、Excelファイルの保存先とファイル名を指定

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5.「OK」をクリック

前述の4.で、指定した保存場所に存在しないファイル名を指定すると、新しくExcelファイルが作成されてデータがエクスポートされます。
既存のファイル名を指定すると、そのファイルにシートが追加挿入されて、データがエクスポートされます。そのファイルにすでに含まれているシートは、そのまま残ります。

いずれの場合もシート名は、エクスポート元のオブジェクト名になります。

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Access : Excelデータを既存のテーブルにインポートしようとしたらエラーになってしまうとき

2014年 10月 20日 Access Tips

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データ型や列の名前が適正かどうかを確認します

既存のExcelデータをAccessに「インポート」して、テーブルのレコードにすることができます。このとき、新しいテーブルにする方法と、既存のテーブルにデータを追加する方法があります。

Access2010では、インポートは「外部データ」タブの「インポートとリンク」グループの「Excel」を選択すると表示される「外部データの取り込み-Excelワークシート」から行います。この画面の「現在のデータベースのデータの方法と保存場所を指定してください。」の選択肢を既定のまま、つまりオプションボタンの1つ目が選択された状態にするとインポートした結果、新しいテーブルが作成されます。

2つ目の選択肢「レコードのコピーを次のテーブルに追加する」にすると、既存のテーブルに追加できます。これを選択すると、その右にあるドロップダウンから追加先のテーブルを指定できるようになります。

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こちら場合の注意点は、これからインポートするExcelデータの一覧表の列名が、追加先のテーブルのフィールド名と一致している必要があります。列の並びは違っていてもかまいません。そして、データ型が一致していることが必要です。

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